Hot-Desking là gì? Giải pháp tối ưu không gian làm việc cho doanh nghiệp

Trong bối cảnh mô hình làm việc linh hoạt ngày càng phổ biến, đặc biệt sau giai đoạn bùng nổ của xu hướng hybrid working (kết hợp tại văn phòng và làm việc từ xa), các doanh nghiệp bắt đầu tìm kiếm những giải pháp sử dụng không gian hiệu quả hơn. Một trong những mô hình nổi bật và được áp dụng rộng rãi hiện nay là Hot-Desking. Vậy Hot-Desking là gì, lợi ích ra sao và doanh nghiệp nên triển khai như thế nào để mang lại hiệu quả cao nhất? Hãy cùng Vspace Design tìm hiểu chi tiết dưới đây.

1. Hot-Desking là gì?

Hot-Desking là mô hình bố trí không gian làm việc linh hoạt, trong đó nhân viên không có bàn làm việc cố định. Thay vào đó, họ có thể lựa chọn bất kỳ bàn nào còn trống khi đến văn phòng. Khái niệm này được phát triển nhằm tối ưu diện tích sử dụng trong văn phòng, giảm chi phí vận hành và thúc đẩy sự cộng tác giữa các bộ phận. Hot-Desking thường xuất hiện trong các môi trường như:

• Coworking space (không gian làm việc chung)
• Văn phòng startup
• Môi trường doanh nghiệp áp dụng mô hình hybrid
• Văn phòng có diện tích hạn chế nhưng số lượng nhân sự biến động

Hot-Desking khác với mô hình desk-sharing ở chỗ bàn làm việc không được gán trước cho bất kỳ ai, mà hoạt động theo nguyên tắc “ai đến trước dùng trước”.

2. Lợi ích của Hot-Desking đối với doanh nghiệp

2.1. Tối ưu hóa chi phí vận hành

Doanh nghiệp có thể giảm diện tích văn phòng từ 20–40%, từ đó tiết kiệm chi phí thuê mặt bằng, điện nước, thiết bị và bảo trì. Không cần bố trí chỗ ngồi cố định cho toàn bộ nhân sự nếu nhiều người làm việc từ xa hoặc thường xuyên đi công tác.

2.2. Tăng tính linh hoạt cho môi trường làm việc

Nhân viên có thể dễ dàng chọn vị trí phù hợp với công việc: bàn sáng tạo, bàn tập trung, khu trao đổi nhóm… giúp hiệu quả làm việc được nâng cao.

2.3. Thúc đẩy sự tương tác giữa các phòng ban

Hot-Desking giúp phá vỡ “rào cản vô hình” trong văn phòng. Nhân viên ngồi gần nhau theo từng ngày làm tăng cơ hội giao tiếp, hiểu nhau hơn và cải thiện tinh thần làm việc nhóm.

2.4. Tạo cảm giác năng động, chuyên nghiệp

Văn phòng áp dụng Hot-Desking thường có tính thẩm mỹ cao, sử dụng nội thất hiện đại, module linh hoạt. Điều này giúp nâng tầm hình ảnh doanh nghiệp với đối tác và ứng viên.

3. Những thách thức khi áp dụng Hot-Desking

3.1. Cảm giác thiếu gắn kết với không gian làm việc

Một số nhân viên thích có khu vực riêng để trang trí hoặc lưu trữ vật dụng cá nhân. Nếu không được chuẩn bị tâm lý, họ có thể cảm thấy thiếu thoải mái.

3.2. Khó quản lý khi không có hệ thống hỗ trợ

Nếu văn phòng đông người, việc tìm bàn trống có thể gây khó khăn. Doanh nghiệp cần kết hợp phần mềm đặt chỗ hoặc bảng quản lý trực quan.

3.3. Vấn đề vệ sinh và bảo trì

Bàn làm việc dùng chung đòi hỏi quy trình vệ sinh thường xuyên, đồng thời cung cấp tủ locker để giữ đồ cá nhân.

*** Xem thêm: Phân biệt diện tích gross và diện tích net trong thiết kế và thi công công trình

4. Doanh nghiệp nào phù hợp với mô hình Hot-Desking?

Hot-Desking đặc biệt phù hợp với:

• Doanh nghiệp công nghệ, sáng tạo, marketing
• Doanh nghiệp ứng dụng hybrid hoặc remote working
• Startup cần tối ưu chi phí
• Tổ chức có nhân sự di chuyển nhiều (sales, tư vấn, triển khai kỹ thuật)
• Coworking space muốn tối ưu số lượng người dùng

Ngược lại, các lĩnh vực cần bảo mật cao, lưu trữ giấy tờ nhiều như kế toán, pháp lý có thể cần cân nhắc kỹ hơn.

5. Nguyên tắc thiết kế văn phòng Hot-Desking hiệu quả

Để áp dụng mô hình này thành công, việc thiết kế nội thất văn phòng khoa học, tối ưu công năng là yếu tố then chốt. Dưới đây là một số lưu ý quan trọng:

5.1. Bố trí đa dạng loại bàn làm việc

Không gian nên có nhiều loại bàn:

• Bàn cá nhân
• Bàn họp nhanh (huddle desk)
• Bàn dài làm việc nhóm
• Bàn bar để ngồi làm việc tạm thời
• Ghế công thái học

Sự đa dạng giúp nhân viên chọn vị trí phù hợp với nhiệm vụ trong ngày.

5.2. Tích hợp tủ locker cá nhân

Đây là yêu cầu bắt buộc, giúp nhân viên lưu trữ tài sản an toàn và giảm bừa bộn trong không gian chung.

5.3. Ứng dụng công nghệ quản lý chỗ ngồi

Phần mềm đặt bàn (desk booking) hoặc bảng điện tử giúp:

• Tránh quá tải chỗ ngồi
• Dễ kiểm soát mật độ
• Theo dõi mức sử dụng không gian để tối ưu thiết kế

5.4. Thiết kế không gian mở, tối ưu ánh sáng

Ánh sáng tự nhiên, màu sắc tươi sáng và nội thất module giúp nhân viên dễ dàng di chuyển, tạo cảm giác rộng rãi và thông thoáng.

5.5. Đảm bảo hệ thống ổ cắm và kết nối linh hoạt

Vì nhân viên thay đổi vị trí thường xuyên nên cần đảm bảo:

• Ổ cắm bố trí dày
• WiFi mạnh toàn văn phòng
• Các trạm sạc chung tiện lợi

5.6. Kết hợp khu vực yên tĩnh và không gian riêng tư

Dù là văn phòng mở, nhưng vẫn cần “quiet zone” để tập trung và phòng họp nhỏ (phone booth) cho các cuộc họp online.

*** Xem thêm: Office Amenities là gì? Khám phá hệ tiện ích văn phòng hiện đại

6. Vspace Design – Đơn vị thiết kế văn phòng Hot-Desking chuyên nghiệp, uy tín

Vspace Design tự hào là đơn vị tư vấn và thiết kế văn phòng chuyên nghiệp với nhiều năm kinh nghiệm trong ngành. Chúng tôi hiểu rõ đặc thù của mô hình Hot-Desking và khả năng ứng dụng vào từng loại hình doanh nghiệp. Mỗi giải pháp đều được nghiên cứu kỹ lưỡng, cập nhật theo những xu hướng thiết kế văn phòng hiện đại nhất.

Vspace Design cung cấp dịch vụ thiết kế và thi công văn phòng Hot-Desking trọn gói. Từ tư vấn ý tưởng, thiết kế 3D đến thi công hoàn thiện thực tế. Đảm bảo đồng bộ cả không gian, vật liệu và phong cách kiến trúc. Với đội ngũ kiến trúc sư giàu kinh nghiệm cùng quy trình làm việc chuyên nghiệp Vspace Design cam kết mang đến không gian làm việc linh hoạt, hiện đại và hiệu quả. Góp phần nâng cao hình ảnh thương hiệu và hiệu suất vận hành của doanh nghiệp. Nếu bạn đang tìm kiếm đơn vị thiết kế văn phòng Hot-Desking uy tín, Vspace Design chính là lựa chọn đáng tin cậy. Liên hệ ngay để được tư vấn giải pháp phù hợp và báo giá chi tiết.

Vspace Design: Đơn vị thiết kế thi công văn phòng trọn gói: 0911.727.97